Roomee remplace la radio ?

Non. La radio reste votre canal temps réel pour le pilotage live (une scène, un PC sécurité). Roomee, lui, couvre l'avant (organigramme, briefs, consignes), le jour J (annonces par zone, accusés de lecture) et l'après (historique des décisions, offboarding propre). Il remplace WhatsApp, le papier et l'Excel — pas le talkie.

Comment structurer une équipe de plus de 100 bénévoles ?

Vous dessinez l'organigramme par pôle et par zone avant le jour J : référent, suppléant, bénévoles. Chacun rejoint l'espace de sa zone par email ou téléphone. Pas de MDM, pas d'installation, et c'est tout. Dès son arrivée, il voit son référent et reçoit son brief : la pyramide ne tient plus sur une seule personne.

Les bénévoles ont besoin d'un email professionnel ?

Non. Connexion par email ou numéro de téléphone personnel, masquable. C'est pensé pour les équipes mobiles, saisonnières, sans poste fixe : la notification arrive sur le téléphone de chacun, et c'est tout.

Plusieurs langues — comment ça marche ?

Noah, l'IA intégrée à Roomee, traduit un message ou une consigne en 10 langues (FR EN ES DE IT PT NL AR ZH JA) : chacun lit dans sa langue, d'un appui, avec un bouton « voir l'original ». L'inférence s'appuie sur Claude (Anthropic), externe à Roomee et basée aux États-Unis ; vos contenus ne servent pas à entraîner le modèle.

Que se passe-t-il après l'événement ?

Offboarding en un clic : les accès se coupent, mais documents, briefs et historiques restent chez vous, horodatés et archivés, hébergés en Europe (Francfort). Le personnel part, la mémoire de l'édition reste — prête pour l'année suivante.

Tarif par établissement ou par événement, jamais par utilisateur : 100 bénévoles ou 300, c'est le même prix. Le palier suit la taille de l'équipe : Essentiel, Pro ou Premium se cale sur l'effectif (jusqu'à 30, 60 ou 120 collaborateurs), et du sur-mesure au-delà ; le tarif dépend aussi du nombre de sites. On chiffre selon votre périmètre — devis sous 24 à 48 h. Dès 2 établissements, l'offre Groupe applique −20 % par établissement selon sa taille. Essentiel est sans engagement ; Pro et Premium sur 12 mois, avec 2 mois offerts en paiement annuel.

Roomee pour les festivals et spectacles

Coordination bénévoles 320 bénévoles · 3 pôles
Pôle Accueil Référent · Sofia
Pôle Sécurité Référent · Karim
Pôle Technique Référent · Lucia
Pôle Sécurité · suppléant Léa prend le relais

Trois jours. Des centaines de bénévoles.
Chacun l'ouvre dès le check in.

1 200 collaborateurs ouvrent Roomee avant 9 h pour lire les briefs et préparer leur journée.

La pyramide tient sur quelques têtes. Et les têtes s'absentent.

Vos managers passent en moyenne 40 minutes par jour à relancer, redire, redemander — parce qu'ils ne savent jamais qui a vraiment vu.

Jour 1, 9 h. Le check-in désigne les chefs d’équipe.

Trois cents bénévoles arrivent pour le week-end. Faute de structure, le coordinateur nomme des « team leads » sur le moment, parmi les plus expérimentés. Et tout se met à passer par eux : questions, consignes, pauses. À 14 h, l'un part en coupure. Son équipe ne sait plus à qui s'adresser. Au même moment, le PC radio sature d'appels pour une question de base.

Ce n'est pas un problème de bonne volonté. C'est un problème de structure : la chaîne tient sur des têtes, pas sur un système. Dès qu'une tête manque, l'équipe est à l'arrêt.

Une chaîne de bénévoles qui tient sur un seul responsable ; dès qu'il s'absente, l'équipe se disperse.

Le staff se forme en 72 h, sur un site éclaté en zones.

Le quotidien d'un festival quand l'info passe par SMS, radio et Drive fourre tout. Voilà votre week-end.

Trois canaux pour un brief. Personne ne l'a vu en entier.

Le staff reçoit son brief par trois ou quatre canaux. Une consigne critique se perd, ou arrive trop tard — et personne ne sait qui l'a vue.
Vingt fichiers. La recrue ne trouve rien.

Le dossier technique s'éparpille entre Drive, emails et feuilles imprimées à J 1. Les éditions passées se mélangent, la traduction se fait à la main. Ou pas du tout.
Un imprévu, et l'info passe de bouche à oreille.

Retard artiste, afflux à l'entrée, panne : un appel au responsable, un relais déformé, quinze minutes perdues. Un no show laisse une zone à découvert.
Les accréditations et les rôles, à redessiner chaque année.

Badges et zones d'accès produits avant l'événement, organigramme refait à chaque édition. Personne ne sait à qui escalader — et la liste papier se perd à 14 h.
Des fiches papier oubliées au vestiaire.

Fiches de poste et procédures (évacuation, montage) imprimées à J 1, corrigées à la main, sans version de référence. Et la formation tient en deux heures, juste avant le service.
Un staff multilingue. Une consigne en français, et basta.

Bénévoles et prestataires de plusieurs langues, mais le protocole critique part dans une seule. Et chacun le comprend comme il peut.

Un chef d’équipe s’absente. Toute son équipe est orpheline.

Les rôles se décident au matin, sur un coin de table. Personne ne sait clairement « qui encadre qui », ni « qui appeler en cas de doute ». Un team lead disparaît une heure, son équipe tourne en rond ; un bénévole a une question, il appelle un PC qui n'est pas là pour ça. La pyramide vit dans les têtes, nulle part ailleurs.

Roomee. L'organigramme du festival se dessine en quelques clics avant le jour J — « Pôle Accueil → team lead → bénévoles », pour chaque zone. Chacun voit son référent et son suppléant : un team lead absent, c'est un remplaçant visible, pas un trou. Dès son arrivée, le bénévole rejoint l'espace de sa zone et sait à qui poser sa question — sans appeler personne.

SM Sofia Référent · Accueil

LF Léa Suppléant

TG Théo Garnier Accueil · entrée nord Sofia
IC Inès Caron Accueil · billetterie Sofia
MS Malik Sow Accueil · vestiaire Sofia

Le même brief, dix fois en quatre jours.

Brief général la veille, brief par prise de poste, brief par zone, micro briefing de début de service : la même consigne ré-énoncée six à dix fois sur le week-end. Forcément : les bénévoles tournent toutes les quatre heures et le site change d'heure en heure. Le brief de la veille est déjà périmé, et rien ne dit ce qui a bougé depuis.

Roomee. Le brief vit dans le Feed de la zone, à un seul endroit, mis à jour une fois pour toutes. La prise de poste de l'après-midi lit la version à jour, pas le souvenir du matin. Noah, l'IA intégrée à Roomee, résume « ce qui a changé depuis ta dernière connexion » : la relève reprend le fil en trente secondes, dans sa langue (10 langues, à la demande).

MatinAprès-midiNuit

Brief Accueil · Jour 2 Mis à jour une fois · même endroit À jour

Filtrage badges entrée nord · orientation billetterie · référent Sofia.

Avant les portes, vous ne savez pas qui a lu le brief.

L'onboarding tient à un livret PDF envoyé quelques jours avant et à trente minutes d'orientation sur place. Résultat : certains arrivent en ayant tout lu, d'autres rien. À l'ouverture, le superviseur arbitre en quelques secondes, sans savoir qui sait quoi.

Roomee. Le livret et les consignes de prise de poste deviennent un Feed et des Pages que chacun ouvre sur son mobile. Les accusés de lecture vous disent, zone par zone, qui a lu et qui reste à voir avant les portes : vous relancez les seuls retardataires. Vous mettez en poste en connaissance de cause, plus en devinant.

Avant l'ouverture · 17 h 50 0/55 ont lu le brief

Accueil 0/16
Sécurité 0/9
Bénévoles 0/30

Questions fréquentes — festivals & spectacles

Roomee remplace la radio ?

Non. La radio reste votre canal temps réel pour le pilotage live (une scène, un PC sécurité). Roomee, lui, couvre l'avant (organigramme, briefs, consignes), le jour J (annonces par zone, accusés de lecture) et l'après (historique des décisions, offboarding propre). Il remplace WhatsApp, le papier et l'Excel — pas le talkie.
Comment structurer une équipe de plus de 100 bénévoles ?

Vous dessinez l'organigramme par pôle et par zone avant le jour J : référent, suppléant, bénévoles. Chacun rejoint l'espace de sa zone par email ou téléphone. Pas de MDM, pas d'installation, et c'est tout. Dès son arrivée, il voit son référent et reçoit son brief : la pyramide ne tient plus sur une seule personne.
Les bénévoles ont besoin d'un email professionnel ?

Non. Connexion par email ou numéro de téléphone personnel, masquable. C'est pensé pour les équipes mobiles, saisonnières, sans poste fixe : la notification arrive sur le téléphone de chacun, et c'est tout.
Plusieurs langues — comment ça marche ?

Noah, l'IA intégrée à Roomee, traduit un message ou une consigne en 10 langues (FR EN ES DE IT PT NL AR ZH JA) : chacun lit dans sa langue, d'un appui, avec un bouton « voir l'original ». L'inférence s'appuie sur Claude (Anthropic), externe à Roomee et basée aux États-Unis ; vos contenus ne servent pas à entraîner le modèle.
Que se passe-t-il après l'événement ?

Offboarding en un clic : les accès se coupent, mais documents, briefs et historiques restent chez vous, horodatés et archivés, hébergés en Europe (Francfort). Le personnel part, la mémoire de l'édition reste — prête pour l'année suivante.
Combien ça coûte ?

Tarif par établissement ou par événement, jamais par utilisateur : 100 bénévoles ou 300, c'est le même prix. Le palier suit la taille de l'équipe : Essentiel, Pro ou Premium se cale sur l'effectif (jusqu'à 30, 60 ou 120 collaborateurs), et du sur-mesure au-delà ; le tarif dépend aussi du nombre de sites. On chiffre selon votre périmètre — devis sous 24 à 48 h. Dès 2 établissements, l'offre Groupe applique −20 % par établissement selon sa taille. Essentiel est sans engagement ; Pro et Premium sur 12 mois, avec 2 mois offerts en paiement annuel.

Réserver une démo (20 min)

Organigramme vivant

Référents par zone, suppléants visibles, le bon contact en deux clics.

Feed

Le brief à un seul endroit, à jour, vraiment lu. Et tracé, zone par zone.

Drives nommables

Un drive par pôle. La version de référence, à la prise de poste.

La pyramide tient, même quand une tête manque.

Démo personnalisée, pas de slides. On dessine l'organigramme de votre festival — pôles, zones, référents — et on lance un vrai brief jour J, accusé de lecture par équipe.

Demander une démo

Des centaines de bénévoles.
Chacun sait qui suivre.

Trois jours. Des centaines de bénévoles.
Chacun l'ouvre dès le check in.

La pyramide tient sur quelques têtes. Et les têtes s'absentent.

Jour 1, 9 h. Le check-in désigne les chefs d’équipe.

Le staff se forme en 72 h, sur un site éclaté en zones.

Trois canaux pour un brief. Personne ne l'a vu en entier.

Vingt fichiers. La recrue ne trouve rien.

Un imprévu, et l'info passe de bouche à oreille.

Les accréditations et les rôles, à redessiner chaque année.

Des fiches papier oubliées au vestiaire.

Un staff multilingue. Une consigne en français, et basta.

Un chef d’équipe s’absente. Toute son équipe est orpheline.

Le même brief, dix fois en quatre jours.

Avant les portes, vous ne savez pas qui a lu le brief.

Questions fréquentes — festivals & spectacles

À explorer ensuite

Organigramme vivant

Feed

Drives nommables

La pyramide tient, même quand une tête manque.

Trois jours. Des centaines de bénévoles.Chacun l'ouvre dès le check in.

Jour 1, 9 h. Le check-in désigne les chefs d’équipe.

Trois canaux pour un brief. Personne ne l'a vu en entier.

Vingt fichiers. La recrue ne trouve rien.

Un imprévu, et l'info passe de bouche à oreille.

Les accréditations et les rôles, à redessiner chaque année.

Des fiches papier oubliées au vestiaire.

Un staff multilingue. Une consigne en français, et basta.

Un chef d’équipe s’absente. Toute son équipe est orpheline.

Le même brief, dix fois en quatre jours.

Avant les portes, vous ne savez pas qui a lu le brief.

La pyramide tient, même quand une tête manque.

Trois jours. Des centaines de bénévoles.
Chacun l'ouvre dès le check in.