Politique de confidentialité

Roomee édite plusieurs espaces en ligne, accessibles librement pour certains, sous la forme d’un abonnement ou pendant une période d’essai limitée dans la durée pour d’autres :

• Le site vitrine de Roomee désigne la page d’accueil du site édité par Roomee, accessible au public depuis l’URL : https://www.roomee.io
• La Plateforme désigne l’espace en ligne commercialisé par Roomee, accessible depuis l’application Roomee.
• Le Blog désigne l’espace en ligne développé par Roomee et accessible depuis l’URL : https://www.roomee.io/blog

Dans le cadre de son activité commerciale et en naviguant sur ces espaces Internet (le ou les « Site(s) »), Roomee est amené à traiter des données à caractère personnel vous concernant. Cette politique vous permet d’être informé sur la manière dont nous utilisons vos données, pourquoi nous les utilisons et ce que nous en faisons.

En quelle qualité Roomee traite-t-il vos données ?

Les données à caractère personnel vous concernant sont traitées par la société Roomee en tant que responsable de traitement lorsque vous avez le statut suivant : prospect, contact / référent administratif, pour permettre la gestion de la relation commerciale.

Dans le cadre de la gestion de la relation commerciale avec nos clients et prospects, nos prestataires tiers de confiance agissent en tant que sous-traitants selon nos instructions et pour notre compte uniquement (outil de gestion de notre base clients, outil de signature électronique de contrat, envoi des newsletters, statistiques d’usage de la Plateforme, envoi de questionnaires de satisfaction, calcul du taux de satisfaction client : Net Promoter Score…).

Les données à caractère personnel vous concernant sont traitées par la société Roomee en tant que sous-traitant dans tous les autres cas, c’est-à-dire lorsque vous avez le statut d’utilisateur final de la Plateforme Roomee. Pour en savoir plus sur Roomee, consultez nos mentions légales.

Pourquoi recueillons-nous vos données (finalités) et sur quel fondement légal ?

Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, à savoir :

• l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
• l’existence d’un intérêt légitime à utiliser vos données (un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifie l’utilisation de vos données par Roomee), et/ou
• votre consentement à l’utilisation de vos données, et/ou
• le respect d’une obligation légale.

Quelles données collectons-nous et dans quelles circonstances ?

Les données que vous transmettez directement à Roomee

Vous pouvez nous communiquer des informations qui vous concernent lors des différents contacts que nous avons avec vous, notamment :

• lors du téléchargement d’un livre blanc ou d’une étude de cas ;
• lors de votre inscription à un webinaire ;
• lors de la création d’un compte sur nos Sites et applications (inscription à un essai gratuit ou un abonnement payant) ;
• lors de l’inscription à la newsletter.

Ces données sont notamment vos nom, prénom, adresse e-mail, catégorie socioprofessionnelle, mot de passe, informations sur votre rôle au sein de l’entreprise. Il peut aussi s’agir de votre numéro de téléphone, photo de profil, lien vers votre profil LinkedIn / X si vous les complétez sur la Plateforme, ou des informations que vous renseignez lorsque vous laissez un avis sur la Plateforme ou un commentaire sur le Blog.

Les données recueillies à l’occasion de votre relation commerciale avec Roomee

Ce sont les données que vous nous communiquez :

• dans le contrat que nous concluons ensemble ;
• par les demandes que vous faites auprès de nos équipes internes, via votre « Account Manager », votre « Customer Success Partner » et/ou notre équipe « Support » ;
• lors de votre participation à des événements que nous organisons (ateliers, workshops).

Ces données sont notamment les nom, prénom, adresse e-mail et catégorie socioprofessionnelle du contact commercial, RH ou de toute personne pouvant entrer en relation avec Roomee pour la bonne exécution des prestations confiées à Roomee, ainsi que toute information que vous souhaiteriez nous communiquer.

S’agissant des commandes, il s’agit des informations relatives à vos moyens de paiement (numéro de carte bancaire, date de fin de validité, cryptogramme visuel) par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement sécurisé, qui a seul accès à ces données.

Les données recueillies automatiquement par Roomee

Lors de chacune de vos visites sur nos sites et applications, nous recueillons des informations relatives à votre connexion et à votre navigation via la technologie des cookies (pour plus d’informations, voir notre politique cookies).

Exclusion des données sensibles

Les données dites « sensibles » sont celles qui font apparaître l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou à l’orientation sexuelle. Roomee n’en collecte aucune vous concernant.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime de Roomee. Vous trouverez ci-dessous les principales durées de conservation de vos données.

Qui a accès aux données ?

Roomee

Vos données sont accessibles par certaines équipes de Roomee. Ces équipes n’ont accès qu’aux seules données nécessaires à l’exécution de leurs fonctions et ne sont pas autorisées à traiter les données pour d’autres usages. Elles sont par ailleurs soumises à une obligation de confidentialité à cet effet.

Votre entité

Vos données, en fonction de votre « rôle » sur la Plateforme, sont accessibles par votre employeur et les Rôles Étendus qui bénéficient de droits d’administration de la Plateforme.

Nos prestataires de services / sous-traitants

Vos données sont accessibles aux prestataires de service auxquels nous faisons appel pour sous-traiter tout ou partie des traitements que nous effectuons avec vos données (hébergement de la Plateforme et des données, maintenance, envoi des e-mails de confirmation de commande, emailing, paiement sécurisé, etc.).

Les sous-traitants auxquels nous faisons appel présentent les garanties requises par la réglementation applicable en matière de protection des données. Ils n’ont accès qu’aux seules données nécessaires à l’exécution de leurs prestations et ne sont pas autorisés à traiter vos données pour d’autres usages.

La liste des sous-traitants ultérieurs avec lesquels Roomee travaille est accessible sur la page Sous-traitants. Cette liste est susceptible d’évoluer. L’accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base d’actes juridiques mentionnant les obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Les autorités compétentes

Vos données personnelles pourront être divulguées aux autorités en application d’une loi, d’un règlement ou en vertu d’une décision d’une autorité réglementaire ou judiciaire compétente. De manière générale, nous nous engageons à nous conformer à toutes les règles légales qui pourraient encadrer la diffusion d’informations ou de données, et notamment à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez du droit d’obtenir de nos services :

• la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, d’y avoir accès ;
• la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes ;
• l’effacement de vos données à caractère personnel dans certaines conditions ;
• la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certaines conditions ;
• la portabilité de vos données à caractère personnel ;
• d’organiser le sort de vos données personnelles en cas de décès (conservation, effacement, ou communication à une personne désignée) ;
• de vous opposer, dans certaines conditions, au traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez également, à tout moment, vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale et retirer votre consentement au traitement de vos données mis en œuvre à des fins de publicité comportementale, d’analyse de la navigation et de mesures d’audience.

Vous disposez enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés. Pour plus d’informations sur les droits dont vous disposez, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr.

Comment exercer vos droits ?

Pour toute demande d’accès, d’opposition, de rectification, de portabilité, de limitation, ou concernant le sort de vos données en cas de décès : vous pouvez adresser un e-mail à contact@roomee.io en :

• indiquant l’objet de votre demande, vos nom(s) et prénom(s) ;
• joignant toute information utile au traitement de votre demande.

Conformément aux recommandations de la CNIL et au principe de minimisation des données (article 5.1.c du RGPD), nous ne vous demanderons un justificatif d’identité que si un doute raisonnable subsiste sur votre identité. Le cas échéant, nous vous indiquerons la pièce attendue et limiterons cette demande au strict nécessaire.

Nous reviendrons vers vous dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Pour vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale : vous pouvez nous adresser un e-mail à contact@roomee.io, vous mettre en relation avec votre « Account Manager » ou votre « Success Partner » (si vous en disposez), ou cliquer sur le lien de désinscription présent dans nos e-mails promotionnels et dans notre newsletter.

Pour retirer votre consentement aux traitements à des fins de publicité comportementale, d’analyse de la navigation et de mesures d’audience : vous pouvez nous adresser un e-mail à contact@roomee.io ou paramétrer vos cookies.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

En toute transparence : certaines opérations de traitement que nous confions à nos sous-traitants impliquent un transfert de vos données en dehors de l’Union européenne, notamment vers les États-Unis. C’est le cas pour une partie de l’hébergement, de l’envoi d’e-mails, des notifications, du stockage de médias et de l’assistant IA « Noah ». Ces sous-traitants américains opèrent dans le cadre du EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) — décision d’adéquation 2023/1795 de la Commission européenne, limitée aux organisations auto-certifiées — complété, à titre de garantie de secours, par les clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne.

Le détail des sous-traitants concernés et de leur localisation figure sur la page Sous-traitants, et le cadre contractuel encadrant ces transferts est décrit dans notre accord de traitement des données (DPA). Conformément à l’article 13.1.f du RGPD, une copie des garanties appropriées encadrant ces transferts est disponible sur simple demande à contact@roomee.io.

Décisions automatisées et profilage

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative n’est prise de façon entièrement automatisée. La publicité comportementale, lorsqu’elle est mise en œuvre, repose sur votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.

L’assistant IA « Noah » (fourni via Anthropic / Claude, dont les traitements sont opérés aux États-Unis dans le cadre du EU-U.S. Data Privacy Framework et des clauses contractuelles types) traite certains contenus pour des fonctions d’assistance — par exemple la traduction, la recherche dans vos documents ou la dictée. Ces contenus ne sont pas utilisés pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.

Comment vos données sont-elles sécurisées ?

En tant que responsable de traitement, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

• la sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques ;
• la sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles ;
• un haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.

Pour en savoir plus, consultez nos engagements de sécurité.

Mise à jour de cette politique

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique pour répondre aux normes imposées par la législation, mais aussi parce que notre site et nos services évoluent continuellement. Veuillez vous référer de temps à autre à cette page pour prendre connaissance de toute nouvelle information qui pourrait y être ajoutée.

Droit applicable et juridiction compétente

La présente politique est régie par le droit français. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution sera soumis au droit français.