Politique de confidentialité

Qualité de Roomee ?

Les Données à Caractère Personnel vous concernant sont traitées par la société Roomee en tant que responsable de traitement lorsque vous avez le statut suivant : prospect, contact/référent administratif pour permettre la gestion de la relation commerciale.

Dans le cadre de la gestion de la relation commerciale avec nos clients et prospects, nos prestataires tiers de confiance agissent en tant que sous-traitants selon nos instructions et pour notre compte uniquement (outil de gestion de notre base clients, outil de signature électronique de contrat, envoi des newsletter, statistiques d’usage de la Plateforme, envoi de questionnaire de satisfaction, calcul du taux de satisfaction client : Net promoter score …)

Les données à caractère personnel vous concernant sont traitées par la société Roomee en tant que sous-traitant dans tous les autres cas, i.e. lorsque vous avez le statut suivant : Utilisateur final de la Plateforme Roomee. Pour en savoir plus sur Roomee et ses mentions légales.

Pourquoi recueillons-nous vos données (finalités) et sur quel fondement légal ?

Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur, à savoir :

l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
l’existence d’un intérêt légitime à utiliser vos données (i.e un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifie l’utilisation de vos données par Roomee) et/ou ;
votre consentement à l’utilisation de vos données, et/ou
le respect d’une obligation légale.

Finalités: Gestion de la Plateforme Roomee | Fondements légaux: Exécution des contrats de prestation de services

Finalités: Gestion de vos commandes passées par le biais de Roomee | Fondements légaux: Exécution des contrats de prestation de services

Finalités: Analyse de votre navigation au sein de la Plateforme pour amélioration de nos services | Fondements légaux: Intérêt légitime de Roomee

Finalités: Mener des enquêtes de satisfaction pour amélioration de nos services | Fondements légaux: Intérêt légitime de Roomee

Finalités: Réaliser des études statistiques sur l’utilisation de notre Plateforme et de nos services | Fondements légaux: Intérêt légitime de Roomee

Finalités: Prospection commerciale (envoi d’offres promotionnelles, newsletter) | Fondements légaux: Intérêt légitime de Roomee

Finalités: Publicité comportementale | Fondements légaux: Recueil du consentement

Finalités: Mesures d’audience | Fondements légaux: Recueil du consentement

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Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons sur vous et dans quelles circonstances les collectons-nous ?

Les données que vous transmettez directement à Roomee

Vous pouvez nous communiquer des informations qui vous concernent lors des différents contacts que nous avons avec vous notamment :

Lors du téléchargement d’un livre-blanc ou d’une étude de cas,
Lors de votre inscription à un « webinaire »,
Lors de la création d’un compte sur nos Sites et applications (inscription à un essai gratuit ou un abonnement payant),
Lors de l’inscription à la newsletter.

Ces données sont notamment votre nom, prénom, adresse e-mail, catégorie socioprofessionnelle, mot de passe, informations de vôtre rôle au sein de l'entreprise, il peut aussi s’agir de votre numéro de téléphone, photo de profil, lien vers votre profil LinkedIn/X si vous les complétez sur la Plateforme ou des informations que vous renseignez lorsque vous laissez un avis sur la Plateforme ou un commentaire sur le Blog.

Les données recueillies à l’occasion de votre relation commerciale avec Roomee

Elles sont les données que vous nous communiquez :

Dans le contrat que nous concluons ensemble ;
Par les demandes que vous faites auprès de nos équipes internes via votre « Account Manager », votre « Customer Success Partner » et/ou notre équipe « Support » ;
Lors de votre participation à des évènements que nous organisons (« Ateliers »/ « WorkShop »).

Ces données sont notamment le nom, prénom, adresse e-mail, catégorie socioprofessionnelle du contact commercial, RH ou toute personne pouvant entrer en relation avec Roomee pour la bonne exécution des prestations confiées à Roomee, ainsi que toute information que vous souhaiteriez nous communiquer.

S’agissant des commandes, il s’agit des informations relatives à vos moyens de paiement (numéro de carte bancaire, date de fin de validité de la carte bancaire, cryptogramme visuel) par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement sécurisé, qui a seul accès à ces données.

Les données qui sont recueillies automatiquement par Roomee

Lors de chacune de vos visites sur nos sites et applications, nous recueillons des informations relatives à votre connexion et à votre navigation via la technologie des cookies (pour plus d’information sur les cookies au titre II ci-dessous).

Exclusion des données à caractère sensibles

Les données dites « sensibles » sont celles qui font apparaître l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, les données relatives à la santé ou l’orientation sexuelle. Roomee n’en collecte aucune vous concernant.

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Combien de temps conservons-nous vos données ?

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime de Roomee tel que spécifié en introduction. Vous trouverez ci-dessous les principales durées de conservation de vos données.

Données relatives à un prospect

Catégorie de données: Ensembles des données prospect(nom, prénom, email, catégorie SP, etc.)
Finalités: Gestion d’un fichier de prospect, contact pour des démonstrations, et l’envoi de communication marketing
Durées de conservation: 3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect

Données relatives à un Utilisateurs Final de la Plate-Forme

Catégorie de données: Ensemble des données de vos propres Utilisateurs qu’ils soient internes ou externes dès lors qu’ils ont été autorisés (salariés, partenaires, prestataires externes)
Finalités: Exécution d’une obligation contractuelle
Durées de conservation: Durée de la relation contractuelle, de l’essai gratuit et jusqu’à 4 mois et 30 jours (back-up) à compter du terme de la-dite relation.

Données relatives à un client actif

Catégorie de données: Ensembles des données client renseigné dans le Bon de Souscription, au moment de la souscription(nom, prénom, email, catégorie SP)
Finalités: Gestion du compte client
Durées de conservation: Sauf demande de suppression, jusqu’à l’expiration d’un délai de 3 ans suivant la fin de votre contrat et sous réserve de dispositions légales applicables

Données relatives à un client inactif

Catégorie de données: Données d’identification et de contact – Inscrits newsletters
Finalités: Envoi d’informations sur l’évolution de nos publications et nos offres
Durées de conservation: 3 ans maximum à compter de la désinscription ou du dernier contact émanant du client

Données générées par des cookies

Catégorie de données: Données liées à votre navigation sur nos services en lignes
Finalités: Fonctionnement, optimisation des services, mesures de fréquentation, personnalisation des contenus, publicités.
Durées de conservation: 13 mois maximum

Qui a accès aux données ?

Roomee

Vos données sont accessibles par certaines équipes de Roomee. Ces équipes n’ont accès qu’aux seules données nécessaires à l'exécution de leurs fonctions et ne sont pas autorisées à traiter les données pour d’autres usages. Elles sont par ailleurs soumises à une obligation de confidentialité à cet effet.

Votre entité

Vos données en fonction de votre « rôle » sur la Plateforme sont accessibles par votre employeur, et les Rôles Étendus qui bénéficient de droit d’administration de la Plateforme.

Nos prestataires de services/Sous-traitants de données à caractère personnel

Vos données sont accessibles aux prestataires de service auxquels nous faisons appel pour sous-traiter tout ou partie des traitements que nous effectuons avec vos données (hébergement de la Plateforme et des données, maintenance, envoi des emails de confirmation de commande, emailing, paiement sécurisé, etc.).

Les sous-traitants auxquels nous faisons appel présentent les garanties requises par la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel. Ils n’ont accès qu’aux seules données nécessaires à l'exécution de leurs prestations et ne sont pas autorisés à traiter vos données pour d’autres usages.

La liste des sous-traitants ultérieurs avec lesquels Roomee travaille sur la Plateforme est accessible ici, dans les dernières pages de notre documentation technique. Cette liste est susceptible d’évoluer.

L’accès de nos sous-traitants à vos données se fait sur la base d’actes juridiques faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Les autorités compétentes

Vos données personnelles pourront être divulguées aux autorités en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente.

De manière générale, nous nous engageons à nous conformer à toutes les règles légales qui pourraient empêcher, limiter ou réglementer la diffusion d’informations ou de données et notamment à se conformer à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Quels sont vos droits sur vos données et comment les exercer ?

Vous disposez du droit d’obtenir de nos services :

la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées, et le cas échéant, d’y avoir accès ;
la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes ;
l’effacement de vos données à caractère personnel dans certaines conditions ;
la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certaines conditions ;
la portabilité de vos données à caractère personnel ;
d’organiser le sort de vos données personnelles en cas de décès (conservation, effacement, ou communication à une personne désignée) ;
de vous opposer, dans certaines conditions, au traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez également, à tout moment, vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale et retirer votre consentement au traitement de vos données mis en œuvre par nos services à des fins de publicité comportementale, analyse de la navigation, et de mesures d’audience.

Nous vous rappelons également que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés. Pour plus d’information sur les droits dont vous disposez à l’égard de vos données, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr

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Comment exercer vos droits ?

Pour toute demande d’accès, d’opposition, rectification, portabilité, limitation, sort de vos données en cas de décès : Vous pouvez adresser un email à l’adresse suivante contact@roomee.io en :

indiquant l’objet de votre demande, vos nom(s) et prénom(s) ;
joignant la photocopie recto-verso de votre carte d’identité ou passeport, et ce afin de nous permettre de vérifier votre identité et toute information qui serait utile pour traiter vos demande.

Nous reviendrons vers vous dans les meilleurs délais, au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Pour vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale : Vous pouvez nous adresser un email à l’adresse contact@roomee.io , vous mettre en relation avec votre « Account Manager » ou votre « Success Partner » (si vous en disposez d’un) ou cliquer sur le lien de désinscription présent dans nos emails promotionnels et dans notre newsletter. Nos services s’engagent à vous désinscrire dans les meilleurs délais de notre liste de diffusion.

Pour retirer votre consentement au traitement de vos données mis en œuvre par nos services à des fins de publicité comportementale, analyse de la navigation, et mesures d’audience : Vous pouvez nous adresser un email à l’adresse contact@roomee.io ou paramétrer vos cookies.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Certaines opérations de traitement que nous confions à nos sous-traitants sont réalisées en dehors de l’Union Européenne. Les transferts de vos données sont opérés en toute sécurité et dans le respect de la réglementation applicable en vigueur en matière de protection des données.

Nous avons pris des mesures pour garantir un niveau de protection adéquat de vos données, quel que soit lieu de traitement, par exemple en utilisant les clauses standards de transfert de données, ou toute autre méthode approuvée par la Commission européenne (la législation sur la protection des données en Union européenne étant considérée comme la plus efficace au monde) et/ou les Autorités nationales de protection de données. Nous requérons également de nos partenaires tiers le respect des obligations de transfert de données applicables, par exemple par la conclusion des clauses contractuelles standards de transfert de données, en ce qui concerne les données personnelles qu'ils reçoivent.

Comment vos données sont-elles sécurisées ?

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plates-formes informatiques ;
La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles ;
Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.

Pour en savoir plus, notre Documentation Technique accessible ici.

Mise à jour

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique pour répondre aux normes imposées par la législation mais aussi parce que notre site et nos services évoluent continuellement. Veuillez-vous référer de temps à autre à cette page pour y prendre connaissance de toutes nouvelles informations qui pourraient y être ajoutées.

Droit applicable et juridiction compétente

La présente politique est régie par le droit français. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente politique sera soumis au droit français.

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